ข่าวสาร

เทคนิคการสื่อสารภายในองค์กร (Communication)

บุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่ง หรือ TSM จำเป็นที่จะต้องเป็นผู้ประสานงานที่ดี ต้องรู้จักวิธีในการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงานด้านความปลอ ดภัยในการขนส่งอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากบุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่งนั้นไม่สามารถจะประสบความสำเร็จใ นงานด้านการบริหารจัดการความปลอดภัยในการขนส่งได้เพียงตัวคนเดียว แต่จำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากทุกๆหน่วยงานภายในองค์กร เพื่อช่วยกัน ควบคุม กำกับ ดูแล ให้เกิดความปลอดภัยในการจัดการ การขนส่งร่วมกันทั้งระบบ

การสื่อสารภายในองค์กรที่ดี ที่จะช่วยสร้างความเข้าใจในนโยบายของผู้บริหาร และเป็นสิ่งเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กร และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กรในทางบวก และเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การสื่อสารภายในองค์กรจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงานต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในองค์กร ทั้งนี้หากการสื่อสารภายในดีและชัดเจนก็จะส่งผลให้การปฏิบัติงานตามแผนการปฏิบัติงานของ พนักงานขับรถและบุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่งเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เกิดความพึงพอใจ และเข้าใจในการปฏิบัติงานได้อย่างชัดเจน ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน วิธีการสื่อสารสามารถทำได้ดังนี้

  1. ระบบนำเอกสารเป็นตัวกระจายข้อมูล
  2. การประชุม
  3. การจัดแสดง
  4. วีดีโอและเทป
  5. การสื่อสารในภาวะฉุกเฉิน/วิกฤต

การใช้กลยุทธ์การสื่อสารระหว่างบุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่งกับพนักงานขั บรถ เพื่อให้ประสบผลสำเร็จในการดำเนินงานนั้น บุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่งกับพนักงานขับรถจะต้องใช้การสื่อสารทั้งที่เป็น ทางการและไม่เป็นทางการ โดยเลือกใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ สอดคล้องกับสิ่งที่จะสื่อสารและบุคคลที่จะสื่อสาร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการสื่อสารตามที่ต้องการได้อย่างแท้จริง

การสื่อสารสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

  1. การสื่อสารทางเดียว (One - Way Communication)
  2. การสื่อสารสองทาง (Two-Way Communication)

วิธีการสื่อสารในองค์กร ประกอบด้วย

  1. การสื่อสารด้วยวาจา (ภาษาพูด)
  2. การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร (ภาษาเขียน)

สื่อที่นำมาใช้ในการสื่อสาร ได้แก่

  1. สื่อประเภทสิ่งพิมพ์ (The Printed Words) เช่น แผ่นปลิว แผ่นพับ โปสเตอร์
  2. สื่อสังคม (Social Media) เช่น Facebook, Line
  3. สื่อบุคคล (Personal Media) เช่น บรรยาย ประชุม สาธิตวิธีการปฏิบัติงาน

ทั้งนี้บุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่ง ควรให้พนักงานร่วมถกปัญหาเพื่อหาสาเหตุของอุบัติเหตุ นิสัยการขับรถที่ไม่ดีหรือไม่ควรปฏิบัติ โดยอาศัยประสบการณ์ของตัวเอง ความสำคัญของการทำแบบนี้ก็คือพนักงานขับรถแต่ละคนได้ตัดสินใจเองที่จะปรับปรุงพฤติกร รมของตัวเขา รวมถึงการลงมือปฏิบัติที่เป็นไปได้ โดยมีวิธีการดังตัวอย่างต่อไปนี้

  1. การ Tool Box โดยใช้เวลาประมาณ 5-10 นาที
    ระหว่างบุคลากรจัดการด้านความปลอดภัยในการขนส่ง กับพนักงานขับรถ
  2. การสนทนาความปลอดภัย หรือ Safety Talk โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ
    พูดคุยในเรื่องความปลอดภัย ซึ่งอาจจะมีการกำหนดความถี่ วันเวลาที่จะดำเนินกิจกรรมไว้แน่นอน

ในการพูดคุยเรื่องความปลอดภัยโดยจะมีบุคคลที่รับผิดชอบในการนำการสนทนา โดยส่วนใหญ่จะเป็นหัวหน้างาน และบางครั้งเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยก็สามารถใช้โอกาสนี้เพื่อสื่อสารและพูดคุยกับกลุ่มผู้ปฏิบัติ งานได้เช่นกัน